Samningatækni-lyklar

Samningar og samningafólk

Best er að lýsa samningum og samningaviðræðum sem aðferðum til ákvarðanatöku – aðferð þar sem við tökum ákvarðanir um ákveðna niðurstöðu í samvinnu við aðra. Einkenni á samningaviðræðum er því að samþykki beggja aðila þarf til þess að ákvörðun verði tekin. Samningaviðræðum er gjarnan skipt í fjögur stig: Undirbúning, umræður, tilboð og samningstilboð.

Sú skoðun að hæfileikinn til að ná hagstæðum samningum sé meðfæddur er mjög lífseig. Rannsóknir sýna annað og langflest farsælt samningafólk hefur þróað með sér ákveðna eiginleika í gegnum þekkingaröflun, æfingu og endurgjöf – en fyrst og fremst vinnusemi og vandaðan undirbúning. Af sama meiði er sú goðsögn að frábærir samningamenn treysti á innsæi fremur en greiningu og að þeir hafi meðfædda eiginleika til að meta áhættu. Góðir samningamenn eru ekki fæddir með náðargáfu sem fáum er gefin. Þeir eru konur og karlar sem þekkja eigin styrkleika og veikleika, undirbúa sig vel fyrir samningaviðræður, hafa þekkingu á því sem á sér stað í samningaviðræðum og eru heiðarleg í mati á eigin árangri.

 

Vandaður undirbúningur

Samningaviðræður vinnast eða tapast í undirbúningnum. Vandaður undirbúningur er lykill að árangri og þess vegna er skynsamlegt er að verja stærstum hluta þess tíma sem fer í samningaferlið í undirbúning.

Rannsóknir benda eindregið til þess að flestir verji litlum eða nánast engum tíma í undirbúning fyrir samningaviðræður, jafnvel fyrir gríðarlega mikilvægar viðræður. Skýringarnar eru margar, m.a. þær að samningamönnum hættir til að ofmeta eigin getu og þær að fólk skortir upplýsingar um hvernig skynsamlegt er að undirbúa sig.

Eftirfarandi er örstutt yfirlit yfir spurningar sem skynsamlegt er að svara þegar samningaviðræður eru undirbúnar:

 

1. Hverju erum við að sækjast eftir?

Það kann að hljóma einkennilega en margir halda af stað í samningaviðræður án þess að hafa skýra sýn á hvað það er sem þeir sækjast eftir. Algengt er að samningafólk setji markið of lágt. Það sækist aðeins eftir því sem það telur sig geta fengið í stað þess að sækjast eftir því sem það raunverulega vill. Ef þú hefur ekki skýra sýn á það sem þú sækist eftir er erfitt fyrir þig að ná markmiðinu.

 

2. Hverjir eru valmöguleikarnir?

Þú hefur alltaf valmöguleika þótt að stundum virðist öll sund lokuð. Allir upplifa einhvern tímann að aðeins sé ein lausn í boði. Við slíkar kringumstæður er mikilvægt að velta við hverjum steini og skoða alla möguleika, sama hversu slæmir þeir kunna að virðast til að byrja með og sama hversu ólíklegir þeir kunna að þykja til árangurs.

Jafnvel þegar sá valmöguleiki sem virðist augljós er gríðarlega góður þá gætir skynsamur samningamaður þess engu að síður að greina aðra valmöguleika í þaula. Þess vegna skaltu lista upp alla hugsanlega valmöguleika. Stundum kemstu að því að þú hefur fleiri valmöguleika og e.t.v. betri en þú taldir þig hafa.

 

3. Hver er besti valmöguleiki þinn
– annar en að semja við núverandi mótaðila (BATNA)?

Hér erum við að tala um BATNA (e. Best Alternative to a Negotiated Agreement sem gefur til kynna hvar ég stend ef ég næ ekki samkomulagi). Jafnvel þótt þú sért sannfærður um að ásættanleg niðurstaða náist er engu að síður mikilvægt að kanna ítarlega hvar þú stendur fyrir utan samningaborðið. Því betri valmöguleika sem þú hefur án mótaðilans, því betri samningi nærðu.

Betra BATNA merkir sterkari stöðu við samningaborðið. Þess vegna er frábært samningafólk vakið og sofið yfir því að kanna og reyna að bæta stöðu sína fyrir utan samningaborðið.

 

4. Hvert er þitt lágmarksskilyrði samkomulags?

Hversu langt ættir þú að fara í samningaviðræðunum? Hvenær er samningur ásættanlegur og hvenær ekki? Út frá samningatækni er aðeins ein leið til að svara þessari spurningu. Samningur er ásættanlegur ef hann er betri en þinn besti valmöguleiki annar en að semja. Þetta undirstrikar enn og aftur mikilvægi þess að þekkja sitt BATNA og reyna eftir fremsta megni að bæta það.

Þegar þú þekkir þitt BATNA skilgreinir þú hvaða skilyrðum samningur við mótaðilann þarf að uppfylla til þess að þú gangir að honum – samningurinn þarf að vera betri en þitt BATNA.

 

 

Greining á mótaðilanum

Samningaviðræðurnar snúast um að ná niðurstöðu sem uppfyllir hagsmuni beggja samningsaðila – vonandi með sem minnstum tilkostnaði og sem mestum ávinningi.

Þú nærð ekki samningi nema að mótaðilinn gangi að honum og þess vegna er jafn mikilvægt – ef ekki mikilvægara – að þekkja vel hagsmuni, stöðu og viðhorf mótaðila þíns eins og að þekkja þína eigin stöðu.

 

1. Við hvern ertu að semja?

Yfirleitt er mjög einfalt að svara þessari spurningu. Við erum að semja við þann sem situr hinum megin við borðið. Í einstaka tilfellum er svarið ekki svo einfalt. Stundum þarf að kafa dýpra til að komast að raun um hver fer raunverulega með ákvarðanatökuvald hjá mótaðilanum – hvort sem um er að ræða fyrirtæki, stofnun eða félagasamtök.

Þú þarft að vita við hvern þú ert að semja til þess að geta áttað þig á hagsmunum hennar eða hans og til þess að geta hagað röksemdafærslu og tilboðum með þeim hætti að þú talir til viðkomandi.

 

2. Hverjir eru undirliggjandi hagsmunir mótaðilans?

Þú þarft að geta svarað þeirri spurningu, hvað skiptir mótaðila þinn mestu máli og hver er þeirra staða gagnavart mismunandi samningsatriðum? Ef þú hefur sterka mynd af þeirra hagsmunum, afstöðu þeirra gagnvart helstu samningsatriðum þá getur þú sett fram sannfærandi rök og sterk viðmið fyrir niðurstöðuna. Tíminn sem þú verð í að kynna þér stöðu þeirra og hagsmuni er þess vegna vel varið.

 

3. Hvaða valmöguleika hafa þau?

Mikilvægasta spurningin er þó þessi: Hvar standa mótaðilar þínir ef engir samningar nást? Skrifaðu niður allar þær leiðir sem þú ímyndar þér að mótaðilinn þinn hefur ef hún eða hann gæti ekki samið við þig. Reyndu síðan að átta þig á því hvaða valmöguleiki er bestur fyrir mótaðilann. Ef þú þekkir þeirra BATNA – hver þeirra besti valmöguleiki er annar en að semja við þig getur þú gert þér nokkuð skýra mynd af því lágmarksskilyrði samkomulags (e. Reservation Value) sem þau hafa.

 

4. Spyrja spurninga og byggja upp traust

Rannsóknir hafa sýnt að eftir því sem meira traust ríkir á milli aðila aukast líkurnar á betri niðurstöðu. Lengi býr samningamaður að góðum undirbúningi en stundum fást ekki við öllum spurninginum svör í undirbúningi svo spyrja þarf mótaðilann við samningaborðið.

Góð leið til að fá spurningum þínum svarað við samningaborðið er að byggja upp traust milli þín og mótaðilans, en það auðveldar bæði upplýsingaöflun og upplýsingagjöf ásamt því að hafa ýmsan annan ávinning er snýr að greiningu á aðstæðum.

Rannsóknir sýna að flestir ofmeta áhættuna af því að treysta öðrum – en besta leiðin til að byggja upp traust er að treysta öðrum.

 

 

Greining á aðstæðum

Aðstæður og ytra umhverfi geta haft gríðarleg áhrif á samningaviðræður. Þess vegna er mikilvægt að greina lykilatriði í kringumstæðum sem hafa áhrif á viðræðurnar.

 

1. Ertu að semja til skamms tíma eða lengri tíma? Einu sinni eða endurtekið?

Ef samið er til langs tíma og/eða endurtekið er lykilatriði að byggja upp traust og sterkt orðspor. Í langtíma viðskiptasambandi þá gera báðir aðilar sér grein fyrir því að hegðun þeirra hefur afleiðingar og því borgar sig að standa við orð sín og koma hreint fram. Að sama skapi, ef þú ert einungis að semja einu sinni og þú munt að líkindum ekki eiga viðskipti við mótaðila þinn aftur, getur það haft áhrif á hegðun samningsaðila.

 

2. Fjalla samningaviðræðurnar um peninga eða gildi?

Það kemur e.t.v. ekki á óvart að rannsóknir sýna að auðveldara er að ná hagstæðum samningum og skapa verðmæti þegar samningaviðræðurnar fjalla um hagsmuni eða skiptingu takmarkaðra gæða fremur en í viðræðum sem snúast um gildi eða prinsíp. Enda eðlilegt þegar annar þátturinn snýst t.d. um peninga en hinn um ólík gildi og viðhorf.

Stundum eru samningaviðræður blanda af baráttu um takmarkaða auðlind og hugmyndir. Þá er áskorun að láta ólíkar hugmyndir eða gildi ekki „taka yfir“ samningaviðræðurnar heldur reyna að byggja upp traust skref fyrir skref og einblína á þá þætti þar sem möguleiki er að ná samkomulagi.

 

3. Setja samningaviðræðurnar fordæmi?

Ef að samningaviðræður setja fordæmi kann annar eða báðir samningasaðilar að taka með í reikninginn áhrifin af fordæminu áður en gengið er frá samkomulagi.

 

4. Eru samningsaðilar undir tímapressu?

Samningsaðilar eru nær alltaf undir tímapressu. Annað hvort vegna þess að sá tími sem fer í samningaviðræðurnar eða tafir á samkomulagi kosta óþægindi og peninga eða vegna þess að samningar eru ekki mögulegir eftir ákveðna dagsetningu. Í þannig kringumstæðum er mikilvægt að hafa í huga að tímapressan virkar í báðar áttir, þ.e. ef annar aðilinn er undir tímapressu þá eru báðir aðilar undir tímapressu.

Rannsóknir sýna að í þeim kringumstæðum sem samningar þurfa að nást fyrir ákveðinn tíma eru samningamenn líklegir til að gefa lítið eftir fyrr en á lokametrunum. Snemma í viðræðunum stendur valið e.t.v. á milli þess að samþykkja tilboð sem er á borðinu eða að reyna að ná betri samningi. Rétt áður en tíminn rennur út stendur valið á milli þess að gefa eftir eða fá ekki samninga og láta reyna á það BATNA sem menn kunna að hafa.

Önnur athyglisverð niðurstaða rannsókna er sú að samningamenn ná yfirleitt að skapa meiri verðmæti og tekst betur að skiptast á samningsatriðum og fjölga þeim ef þeir semja með góðum fyrirvara. Því lengra sem líður frá því að samningar nást þar til ávinningur kemur í ljós, því meiri líkur eru á samningi þar sem báðir aðilar hagnast.

 

5. Er nauðsynlegt að ná samkomulagi?

Í mörgum tilvikum höfum við fleiri en einn aðila sem við getum samið við. Ef tryggingafélag A er ekki tilbúið til að semja um kjör má alltaf leita til tryggingafélags B, C eða D. Stundum getum við líka sleppt því að semja, til að mynda látið vera að kaupa nýjan bíl og ekið áfram á þeim gamla. Í öðrum tilvikum er nauðsynlegt að ná samkomulagi við einn ákveðinn aðila

Ef sömu aðilar þurfa að semja ítrekað er sérstaklega skynsamlegt að horfa til þess að byggja traust og finna leiðir til að vinna að sameiginlegum hagsmunum.

 

6. Er mögulegt – og árangursríkt – að fá fleiri að borðinu?

Stundum kann að vera skynsamlegt að fjölga ekki aðeins samningsatriðum heldur einnig samningsaðilum. Ef einhver hefur hugsanlegan ávinning af samkomulagi – eða ber skaða af því að ekkert samkomulag náist – má íhuga að bjóða þeim sæti við borðið.

Aðkoma þriðja aðila í erfiðum deilumálum getur gefið samningsaðilum sem eru komnir upp við vegg færi á að gefa eftir án þess að tapa virðingu sinni.

 

 

 Greining á samningsatriðum

 

1. Skrifaðu niður hagsmunina sem þú ert að gæta

Skrifaðu fyrst niður þá hagsmuni sem þú þarft að uppfylla í viðræðunum – áður en þú greinir þau samningsatriði sem er nauðsynlegt að fjalla um til þess að uppfylla hagsmunina. Ástæðan fyrir því að rétt er að setja fyrst á blað hagsmunina er sú að samningafólk er oft of upptekið af samningsatriðunum og sér ekki heildarmyndina. Það missir því af tækifærum til að fjölga samningsatriðum eða ná hagsmunum sínum með nýjum og hagkvæmari hætti en áður.

Segja má að menn sjái ekki skóginn fyrir trjánum og fara beint í að semja um sömu samningsatriði og síðast – gjarnan með sömu aðferðum og síðast.

 

2. Gerðu lista yfir þau samningsatriði sem uppfylla hagsmunina

Næsta skref er að skrifa niður öll samningsatriði sem ýta undir að hagsmunirnir náist. Þegar samningsatriðin liggja fyrir, er mikilvægt að greina hvert samningsatriði nánar. Punkturinn er að greina hvert hugsanlegt samningsatriði eins ítarlega og hægt er. Kannski verða samningsatriðin færri en þau sem þú setur niður á blað og e.t.v. verður ekki samið jafn ítarlega og greiningin þín gæfi tilefni til. Með því að greina öll samingsatriðin og skrifa þau niður hefur þú skýra sýn á allt það sem þarf eða hægt væri að semja um í viðræðunum. Ekki láta þér koma á óvart þó að þú skrifir niður 10 samningsatriði sem síðan greinast niður í  20 – 30 smærri samningsatriði.

Ef þú skrifar niður tæmandi lista yfir samningsatriðin þá hefur þú fullkomna yfirsýn yfir öll þau atriði sem þarf að ná samkomulagi um í viðræðunum. Til viðbótar koma síðan líklega önnur mál sem viðsemjandinn vill setja á dagskrá.

 

3. Áætlaðu mikilvægi hvers samningsatriðis

Næsta skref er að meta hversu mikilvægt hvert samningsatriði er þér. Ein leið er að setja hvert samningsatriði fyrir sig í einn af þremur flokkum eftir vægi þess fyrir þig: Mikið, meðal eða lítið.

Hér er gríðarlega mikilvægt að setja ekki öll samningsatriði í efsta flokk – eins og kappsömum samningamönnum hættir til! Í efsta flokkinn fara aðeins þau atriði sem eru „frágangssök“. Það er, svo mikilvæg að ef þú nærð ekki góðri niðurstöðu á því atriði þá munt þú ganga frá borði og reyna að ná hagsmunum þínum með öðrum hætti.  Í „meðal“ flokkinn setur þú samningsatriði sem skipta miklu máli en ekki svo miklu að þú munir ganga frá borðinu ef þú nærð ekki fram markmiðum þínum á því atriði. Öll önnur samningsatriði falla í síðasta flokkinn, „lítið vægi“.

 

4. Áætlaðu mikilvægi hvers samningsatriðis fyrir mótaðilann

Settu þig í spor mótaðilans og veltu fyrir þér hvernig hún eða hann metur mikilvægi allra þeirra samningsatriða sem þú hefur skrifað niður.

Best er ef þú og mótaðili þinn metið samningsatriði með mjög ólíkum hætti – ósamkomulag um mikilvægi samningsatriða er ekki slæmt heldur þvert á móti eldsneyti samkomulags! Ástæðan er sú að þá getið þið notfært ykkur mismunandi verðmætamat.

 

Samningataekni

Ef samningsatriðin hafa ólíkt vægi fyrir þig og fyrir mótaðilann þá blasir við að þú hefur tækifæri til að gefa eftir í þeim atriðum sem skipta minna máli fyrir þig og meira máli fyrir mótaðilann – gegn því að fá fram þá hagsmuni sem skipta meira máli fyrir þig og minna máli fyrir mótaðilann.

Ef mat á mikilvægi samningsatriðis er jafnt hjá báðum samningsaðilum er líklegt að það verði erfitt að fást við það atriði – og að tenging við önnur samningsatriði þar sem verðmætamat er ólíkt kann að vera nauðsynlegt til að ná góðri niðurstöðu. Ef báðir aðilar meta öll samningsatriði nákvæmlega eins þá er líklegt að samningaviðræðurnar verði mjög erfiðar – og þá er gott að vita það!

 

 

Hugtök

 

Lágmarksskilyrði samkomulags

Við getum kallað það verð sem seljendur og kaupendur geta sætt sig við lágmarksskilyrði samkomulags (e. Reservation value). Bilið á milli lágmarksskilyrðis samkomulags hjá kaupanda og lágmarksskilyrðis samkomulags hjá seljanda ákvarðar sameiginlegt svigrúm (e. ZOPA – Zone Of Possible Agreement)

 

BATNA

BATNA (e. Best Alternative to a Negotiated Agreement). BATNA stendur fyrir “besta valmöguleika annan en að semja”. Þitt BATNA er einfaldlega svar við spurningunni: Hvar stend ég ef ég næ ekki samkomulagi?

 

 

Heimild: Úr bókinni Samningatækni eftir Aðalstein Leifsson